<p>The Artisan Copenhagen driver cafe, events, B2B-salg og webshop fra samme køkken - men bogholderiet, kassen og opskrifterne levede i tre adskilte systemer. Vi byggede en AI-finansplatform oven på de eksisterende Billy og Shopbox, valideret mod 155 Billy-konti og 40.160 posteringer.<>
Kort svar
Platformen forbinder Billy og Shopbox med AI: fakturaer læses automatisk fra leverandør-PDF, opskriftskostpriser rekalkuleres i kaskade, og ejeren godkender priserne inden de skubbes til kassen. Live P&L viser fire forretningsbens i realtid, og en seks-måneders cashflow-prognose med VAT-akkruing viser den reelle likviditet - ikke blot bogførte tal. Ingen systemer udskiftes.
Cafeøkonomi
Cafeer og restauranter med flere forretningsbens ved sjældent, hvad en enkelt ret faktisk koster at producere i dag. Når en leverandør hæver kaffe-, mel- eller smørprisen, opdateres kostprisen ikke automatisk i opskrifterne - kassen sælger videre til de gamle priser, og marginen eroderer stille. Det er præcis det problem, AI til finans og bogholderi løser.
Hos The Artisan Copenhagen stod Billy, Shopbox og et regneark som tre adskilte øer uden forbindelser imellem dem. Løsningen handler ikke om at skifte systemer - et AI-setup til virksomheden forbinder de eksisterende systemer og giver ejeren realtidsdata frem for at vente på månedsafslutningen. Platformen er valideret mod 155 Billy-konti og 40.160 posteringer.
Arkitekturen er bygget af fem lag: automatisk fakturabehandling henter leverandør-PDF direkte og ekstraherer prisdata linje for linje, kostprismotoren rekalkulerer alle berørte opskrifter via procesoptimering med AI, og et automatiseret godkendelsesworkflow sikrer, at ejeren altid godkender inden priser skrives til Shopbox.
Platformen er et agentic AI-system i praksis: teamet stiller spørgsmål mod live Billy-data via MCP-laget, årsrapport-assistenten beregner årsrapporten fra de samme posteringer som P&L, og cashflow-prognosen giver det overblik, som AI i finanssektoren muliggør.
Se loesningen
Fra leverandoerfaktura til faerdig aarsrapport - bygget oven paa Billy og Shopbox.
Platformen placerer sig imellem Billy og Shopbox uden at erstatte nogen af dem. Fem sammenhængende lag giver ejeren realtidsoverblik og fuld kostpriskontrol.
Henter leverandør-PDF automatisk via Playwright, ekstraherer prisdata linje for linje med Claude Opus og sender strukturerede ingrediensdata direkte til kostprismotoren. Ingen manuel indtastning og ingen forsinkelse fra leverandørmail.
Fuld stykliste med topologisk opløsning og cycle-guard mod cirkulære afhængigheder. Unit-conversion-pack oversætter leverandørens enheder til opskriftens enheder, og alle berørte opskrifter rekalkuleres i kaskade ved prisændring.
Ejeren ser hvilke varer der er påvirket, delta og margin-effekt, inden noget skrives til kassen. COST_SYNC_ENABLED kill-switchen kan armeres eller slås fra uafhængigt af resten af platformen.
Billy-kontoplanen mappes til fire adskilte P&L-faner med 15-minutters TTL-cache: cafe, events, B2B og webshop. Ejeren ser for første gang, om events-catering dækker sine variable omkostninger.
Rullende bankbalanceprojektion med VAT-akkruing. Moms ophobes løbende og trækkes på faktiske afregningsdatoer - ikke blot bogført. Trækker data fra Billys VAT-konti 7220, 7230, 7240 og 7250.
Teamet stiller spørgsmål mod live Billy-data via MCP-laget. Årsrapport-assistenten beregner årsrapporten fra de samme bogførte posteringer som den daglige P&L - ingen dobbeltregistrering, ingen særskilte opgørelser.
Vi bygger den samme platform til din virksomhed - oven på dine eksisterende systemer. Ingen systemskifte, blot forbundne data og realtidsoverblik fra dag ét.
